Vertragsmanagement

Mit dem Reybex Vertragsmanagement verwalten Sie Ihre Kunden-, Lieferanten- und sonstigen Verträge zentral und direkt in Reybex. Von der Vertragserstellung über die interne und externe Signatur bis hin zur Verlängerung, Kündigung und Beendigung behalten Sie den gesamten Vertragslebenszyklus übersichtlich im Blick.

Die Lösung richtet sich an interne Reybex Anwender aus Vertrieb, Verwaltung, Recht und operativen Bereichen sowie an verantwortliche Personen für Verträge und Administratoren. Externe Vertragspartner erhalten für die Signatur einen separaten Zugang und benötigen keinen direkten Zugriff auf Reybex.

Auf dem zentralen Dashboard erhalten Sie einen schnellen Überblick über aktive, auslaufende und beendete Verträge sowie über Vertragswerte und Zahlungszeiträume. Monatliche und jährliche Kosten und Erlöse lassen sich nachvollziehen. Zusätzlich werden Verträge angezeigt, deren Laufzeit im aktuellen Monat endet. Über die Vertragsübersicht können Sie Verträge gezielt suchen und nach Status, Vertragstyp, Enddatum oder Währung filtern. Die Ergebnisse lassen sich als CSV-Datei exportieren.

Neue Verträge können Sie einfach über einen geführten Assistenten anlegen. Dabei erfassen Sie die wichtigsten Vertragsdaten, Laufzeiten, Vertragspartner und finanziellen Konditionen. Auch Kündigungsfristen und relevante Stichtage können berücksichtigt werden. Die Vertragspartner werden den entsprechenden Kunden- und Lieferantenstammdaten in Reybex zugeordnet. Optional können Sie PDF-, Word- oder Excel-Dateien anhängen. Bei PDF-Dateien unterstützt die integrierte KI das Auslesen relevanter Vertragsinformationen wie Datumsangaben und Beträge und erleichtert damit die Erfassung neuer Verträge.

In der zentralen Vertragsakte stehen alle relevanten Informationen gebündelt zur Verfügung. Neben den Vertragsdaten können Sie Dateien verwalten, ERP-Belege verknüpfen und die Aktivitäten rund um einen Vertrag nachvollziehen. Kundenverträge lassen sich direkt mit Verkaufsaufträgen und Lieferantenverträge mit Einkaufsaufträgen verknüpfen. Durch die Anbindung an die bestehenden Reybex Prozesse können Vertragsinformationen im Zusammenhang mit den jeweiligen Geschäftsbeziehungen verwaltet werden.

Auch die interne und externe Signatur wird direkt aus dem Vertragsmanagement unterstützt. Verträge können intern per gezeichneter oder eingetippter Unterschrift signiert und anschließend sicher an externe Vertragspartner versendet werden. Der Empfänger erhält per E-Mail einen Link und ein einmaliges Passwort, kann den Vertrag prüfen und anschließend digital signieren. Der aktuelle Signaturstatus wird automatisch in der Vertragsübersicht und den Vertragsdetails angezeigt.

Bestehende Verträge können bei Bedarf verlängert werden. Dabei lassen sich neue Laufzeiten und Beträge hinterlegen und der bisherige Vertrag kann optional abgeschlossen werden. So bleibt auch bei Vertragsverlängerungen die gesamte Vertragshistorie nachvollziehbar.

Das Fristenmanagement unterstützt Sie dabei, wichtige Vertragslaufzeiten, auslaufende Verträge und anstehende Kündigungstermine im Blick zu behalten. Je nach Konfiguration können Vertragserinnerungen eingerichtet werden, damit relevante Termine rechtzeitig berücksichtigt werden.

Das Vertragsmanagement unterstützt Deutsch, Englisch und Türkisch. Die Benutzeroberfläche richtet sich nach der in Ihrem Reybex Benutzerprofil eingestellten Sprache.

Je nach Konfiguration Ihres Reybex Tenants können zusätzliche Funktionen verfügbar sein. Dazu gehören der Import aus Cloud-Diensten über URL, Google Drive oder OneDrive, eine Dokumentenbibliothek sowie Einstellungen für den Cloud-Speicher.